Kõik, mida peate teadma, enne kui otsustate dokumendiscänneri kasuks
Dokumentide skannerite valimine kontorisse on iga ettevõtte jaoks üks olulisemaid tehnoloogiaid. Paberkandjal dokumentide elektroonilisse vormingusse viimine on digitaliseerimise peamine eesmärk ja iga ettevõte, kes seisab skänneri valiku ees, esitab endale mitmeid küsimusi: Millist mudelit valida? Millistele parameetritele pöörata tähelepanu (skaneerimiskiirus, skaneerimiskvaliteet)? Milline on garantii? jne…
Selles artiklis kirjeldatakse, millistele omadustele peaksite dokumentide skaneerimiseks mõeldud seadme valimisel tähelepanu pöörama. Nii et valik osutus meie nõuetele kõige sobivamaks.
Skannerite hinnad võivad varieeruda 300-st kuni isegi mitme tuhande zlotini. Enne ostu on hea mõte kontrollida, milline skanner on teile kõige sobivam. Samuti tasub konsulteerida ekspertidega, kes nõustavad kliente selles valdkonnas igapäevaselt. Samuti võib olla hea mõte saada aimu, kui palju raha te kavatsete skännerile kulutada, ning samuti võib olla hea mõte saada aimu, kui palju raha te kavatsete skännerile kulutada.
Siin on omadused, millele skänneri valimisel tähelepanu pöörata.
Järgnevalt on loetletud omadused, mida tuleb skänneri valimisel jälgida.
Skänneri tüüp
Dokumentide skaneerimise võib lihtsuse huvides jagada mobiilseks, koduseks ja kontoriks. Siiski on just kontoris kõige rohkem dokumente, mida on vaja digiteerida. Seetõttu peavad kontorites skaneerimisseadmed olema kõige tõhusamad. Me saame dokumente skaneerida lameplaadiga seadmetega nagu Fujitsu fi-7240 või ADF-iga (automaatne dokumendisöötur) nagu Fujitsu fi-7160. Lameplaatskanner on varustatud klaasplaadi ja kaanega. Selline lahendus võimaldab skaneerida dokumente, mida nende seisundi tõttu ei saa ADF-i abil skaneerida. Tänu lameskanneritele saate digiteerida dokumente, olenemata nende seisundist: kortsutatud dokumendid, purustatud ajalehed või ajakirjad.
Dokumendi skaneerimise kiirus
Uurige, mitu lehekülge minutis skanner, mille ostmist te kaalute, suudab skaneerida ja mitu lehekülge ta suudab salvestada sobivas formaadis, näiteks pdf-formaadis. Seadme jõudlus mõjutab suurel määral selle hinda. Skaneeritavate lehekülgede arv võib olla näiteks mobiilse seadmega 11. Kui soovite skannida rohkem dokumente, pöörduge kodulahenduste poole, nagu näiteks ix 1600, mis skaneerib 40 lehekülge minutis. Dokumendid, mida skaneeritakse 60 lehekülge minutis, kuuluvad kontorilahenduste hulka. Kiired skannerid on aga alati kallim lahendus.
Simpleks või dupleks?
Kas tegemist on siis ühe- või kahepoolse skaneerimisega? Kontrollige, kas teie skanneril on kahepoolse skannimise võimalus. Manuaalne lehepööramine kahepoolse skannimise puhul on monotoonne ja tüütu. Skannerid, millel on automaatne kahepoolne skaneerimine, kiirendavad teie tööd märkimisväärselt ja muudavad selle mugavamaks..
Skaneerimine? Trükkimine? Faksimine?
Kas skanneril peaksid olema kõik need omadused? Paljudel juhtudel on spetsiaalne skanner parim ja tõhusaim lahendus. Dokumentide multifunktsionaalsed seadmed ei paku sellist kvaliteeti ja tõhusust ning eelkõige on nendega töötamine üsna keeruline. Rakendust, millega me skaneeritud dokumente haldame, mis on deditsionaalsete skannerite standard, siin ei ole või on olemas väga lihtne versioon, mis ei anna meile kõiki võimalusi, näiteks OCR.
Resolutsioon
Enamik skannereid, näiteks Fujitsu, skaneerivad 600 dpi ja tavaliste dokumentide jaoks on see 100% piisav. Kuid skaneerimisrakendus võimaldab teil suurendada resolutsiooni isegi 1200 dpi-ni. Sel juhul võivad skaneeritud fotod olla juba vastuvõetava kvaliteediga arhiveerimiseks ja säilitamiseks.
Skaneeritud dokumentide maksimaalne suurus
Fujitsu skannerid suudavad skaneerida mitte ainult A4, vaid ka suuremaid formaate, näiteks uusim mudel iX 1600 suudab oma väiksusest hoolimata skaneerida dokumente kuni A3 formaadis. Kaasasoleva skaneerimisjuhendi abil saate skaneerida kviitungeid, visiitkaarte ja isikut tõendavaid dokumente ning teha need kohe kättesaadavaks pilvekandjal, näiteks Dropboxis.
Skaneerimis- ja haldusrakendus
Näiteks Fujitsu skannerite puhul on dokumendiskaneerimisrakendus Paperstream Capture komplektis fi-7160-ga. See võimas skanneri töö- ja haldustarkvara vähendab oluliselt aega ja lihtsustab töövooge. Skaneerimisvalikute vaatamiseks klõpsake lihtsalt nuppu või skannimise alustamiseks profiili ikooni. Valige PDF, PDF/A, PDF koos OCR-iga, TIFF, mitme lehekülje TIFF, JPEG ja BMP vahel. Digitaaldokumentide kohene skaneerimine ja kataloogimine vastavalt väljatöötatud eraldusmeetodile on üks rakenduse peamisi eeliseid. Toode on Fujitsu seadme ostmisel tasuta.
Uus kodu- ja väikekontoriskänneri ix1600 mudel võimaldab tänu ScanSnap Cloud funktsioonile automaatselt tuvastada ja salvestada ühe neljast dokumendiliigist (nt kviitungid, arved) skaneerimise ajal etteantud kohtadesse pilves. Samuti saame ScanSnap Cloudi rakendust kasutada piltide optimeerimiseks – isegi ilma arvutiühenduseta, vaja on vaid juurdepääsu Wi-Fi-võrgule.
Suurus ja ergonoomika
Fujitsu skannerid on kompaktsed, kerged ja kvaliteetsed – nad on äärmiselt vastupidavad, mida näitab nende madal rikkejuhtumite arv. Madal energiatarbimine ja madal müratase skaneerimistöötluse ajal on veel üks nende seadmete eelis.
Lisafunktsioonid
Wi-Fi ja võrk on mõned funktsioonid, mis aitavad kaasa ettevõtte tootlikkuse maksimeerimisele. Samuti pakuvad need kasutajale vahetut juurdepääsu digitaaldokumentidele. Paberi kortsude tuvastamine ja mitme lehekülje söötmise tuvastamine aitavad kindlasti vigu kõrvaldada, muutes teie töö meeldivamaks. Skaneerimise ajal kontrollitakse ka seda, kas dokument on skaneeritud „sirgelt”. OCR poola aitab dokumente töödelda otsitavateks pdf-, excel-, word- ja powerpoint-formaatideks.
Garantii
Fujitsu dokumendiskannerite standardgarantii on 12 kuud. Tootja vastab kliendi ootustele erinevate garantiipakettidega, näiteks: järgmine tööpäev või pikendamine 2, 3 või isegi 5 aastaks. Remondi ajaks võib klient saada asendusseadme ja sõltuvalt valitud garantiitüübist võib see realiseeruda 8 tunni jooksul alates rikkest teatamise hetkest.
